Статья "Можно ли автоматизировать сложную систему расчетов в мотивации персонала?"

Мы довольно часто слышим от клиентов, что их система мотивации очень сложная с большим количеством
показателей и вариацией их расчетов. И автоматизировать их расчеты, учитывая все нюансы,
просто невозможно.

Готов поспорить с этим утверждением и привести вам пример одного из наших клиентов, который как раз придерживался такого мнения.


Почему клиент обратился к нам?

Компания обратилась к нам с запросом о возможности перенести и автоматизировать их достаточно сложные, я бы добавил запутанные, расчеты из Excel в 1С. Задача эта возникла не с проста. Клиент имеет, помимо большого количества схем материальной мотивации, не меньшее количество показателей в этих схемах.

И их ежемесячный расчет растягивался минимум на 1 неделю и часто из-за человеческого фактора
допускались ошибки.

Я уже не говорю о прозрачности материальной мотивации, так как сам клиент на этапе обследования
неоднократно путался в формулах, хотя сам их разрабатывал. Что уж говорить о сотрудниках.

Когда наконец поняли, как работают модели материальной мотивации в Excel, мы внесли ряд предложений по повышению прозрачности расчетов и их упрощению без снижения влияния на достигаемые результаты и действия сотрудников.


Настройка модели материальной мотивации

После утверждения итоговых алгоритмов в Excel мы приступили к моделированию и настройке
материальной мотивации в программе 1С с модулем «Управление бизнесом: цели, мотивация, KPI».

Данная операция выполняется не сложнее, чем создание такой модели в Excel с оформлением внешнего вида и настройкой формул.

В нашей практике в модуль «Управление бизнесом: цели, мотивация, KPI» мы смогли перенести все
предоставленные нашими клиентами схемы материальной мотивации.

Таких схем было более 100 разновидностей и в большинстве случаев они не были похожи друг на друга, и
каждая схема имела свои особенности расчета.

Вот один из примеров в Excel, который в описанном выше кейсе превратился в упорядоченный процесс
работы с расчетами материальной мотивации.

Одной из особенностей этой модели, не единственной, конечно, были показатели, которые должны действовать, рассчитываться и отражаться только в определенные месяцы года, отражая сезонность.

И после выполненных настроек модель материальной мотивации стала выглядеть так.

Ежемесячный расчет эффективности сотрудника

Когда модель материальной мотивации была настроена, мы приступили к следующему регулярному
ежемесячному процессу – «Расчет эффективности». Именно этот этап и подразумевает регулярную работу по установке планов и подведению фактических итогов по показателям KPI с одновременным автоматическим расчетом премии или бонуса, а иногда и сдельной
оплаты труда.

Процесс создания документов «Расчет эффективности» можно выполнять вручную, а можно в пакетном
автоматическом режиме на все подразделения. Такого Excel точно не может!

Работа в документе и доступ к документу всегда имеют только сотрудник и его руководитель, а также тот, кому делегированы права на управление расчетом.

В документе отлично видно каким образом формируется премия или бонус. За установку данных в ячейках «план» и «факт» отвечает и контролирует программа, настройки которой выполнены на этапе утверждения модели материальной мотивации. Поэтому поставить не туда и не ту цифру не получится.

К тому же руководитель (или специалист HR), утверждая итоговый расчет, всегда сможет увидеть, насколько корректно заполнен документ и, в случае необходимости, обладая правами, внести изменения.
Когда все утверждено, то сотрудник и его руководитель могут проанализировать итоговый результат в
специализированном отчете или в карточке документа, в котором видно, из чего и как складывается оплата труда сотрудника.

А если в программе 1С присутствует модуль расчета зарплаты и кадрового учета (1С:Зарплата и управление персоналом) то:

Во-первых, нет необходимости дублировать данные о сотрудниках и их кадровых состояниях (прием,
перемещение, увольнение). Они берутся из этих подсистем;

Во-вторых, данные, полученные в утвержденном документе «Расчет эффективности», автоматически
попадают в зарплатный модуль для итогового расчета оплаты труда сотрудника в виде суммы и процента для премии.

Таким образом сокращается время на ввод и дублирование данных. Устраняется возможность совершить ошибки при ручном вводе значений показателей или переносе в зарплатную программу.


ВЫВОД

Еще раз хочу подчеркнуть, что автоматизировать можно любые расчеты KPI, несмотря на их
сложность и объем показателей.

А это в свою очередь дает нашим клиентам очень много возможностей и преимуществ, таких, как:

• Сократить, как минимум вдвое, скорость расчетов показателей KPI;
• Исключить возможность ошибок в расчетах;
• Завязать KPI со стратегическими целями компании;
• Сделать материальную мотивацию на 100% прозрачной для каждого сотрудника.

В качестве подтверждения всего выше сказанного готовы смоделировать материальную мотивацию одного вашего сотрудника в нашем решении бесплатно.