Статья: "Почему сервис 1С:Кабинет сотрудника актуален сейчас как никогда?"

Почему сервис 1С:Кабинет сотрудника актуален сейчас как никогда?

С какими трудностями сталкиваются бухгалтеры в управлении кадровыми процессами? Постоянные изменения в законодательстве, необходимость соблюдения сроков подачи отчетности, а также высокая нагрузка из-за бумажной волокиты – все это создает значительные трудности в работе. Как упростить процессы и снизить риск ошибок?

1С:Кабинет сотрудника – это решение, которое помогает бухгалтерам справляться с этими вызовами, предлагая современный подход к организации кадрового электронного документооборота (КЭДО). В условиях, когда каждая минута на счету, автоматизация процессов становится не просто желательной, а необходимой.

С помощью 1С:Кабинет сотрудника вы сможете значительно ускорить обмен документами между работодателем и сотрудниками, сократить трудозатраты на ведение кадрового учета и минимизировать вероятность ошибок, связанных с ручной обработкой данных. Это особенно важно для бухгалтеров, которые должны обеспечивать точность и своевременность обработки данных, а также соответствие законодательным требованиям.

В следующем разделе мы рассмотрим, как 1С:Кабинет сотрудника помогает решить конкретные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры в своей повседневной работе.

Как 1С:Кабинет сотрудника упрощает обмен кадровыми документами?

Сколько времени вы тратите на обработку кадровых документов? Сложные процедуры, связанные с оформлением приказов, заявлений и других документов, могут занимать значительное время и вызывать стресс. Как упростить этот процесс и сделать его более эффективным?

1С:Кабинет сотрудника предлагает удобные инструменты для обмена любыми кадровыми документами. Вы можете легко отправлять такие документы, как:

Приказ об отпуске
Приказ о приеме
Приказ о переводе
И другие документы

Отправка документа осуществляется прямо из печатной формы, что значительно упрощает процесс. Просто нажмите кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника», и документ будет отправлен на подпись сотруднику.

Как работать с печатными формами и произвольными документами?

В 1С есть возможность загружать печатные формы документов, например, шаблон трудового договора, принятый в вашей организации. Эти документы также можно передавать в личный кабинет сотрудника. Кроме того, вы можете загружать произвольные документы в формате PDF/A-1A и отправлять их на подпись.

Если у вас нет возможности сохранить файл в нужном формате, встроенный редактор поможет вам создать документ прямо в системе.

Как обеспечить юридическую значимость документов?

Каждый документ, отправленный через 1С:Кабинет сотрудника, имеет юридическую значимость благодаря использованию электронных подписей. Работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а сотрудники – усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), которую они получают бесплатно в своем личном кабинете.

Как сократить время на обработку заявлений сотрудников?

Сколько времени уходит на чтение рукописных заявлений и ручной ввод данных? С 1С:Кабинет сотрудника вы сможете забыть об этом! Система позволяет сотрудникам отправлять заявления в электронной форме, а данные автоматически загружаются в программу 1С после проверки. Это значительно экономит время и снижает вероятность ошибок.

Как упростить выполнение требований законодательства?

С помощью 1С:Кабинет сотрудника вы можете выдавать расчетные листки в электронном виде, что упрощает выполнение требований статьи 136 ТК РФ. Сотрудники получают расчетные листки в своем личном кабинете и подписывают их электронной подписью. Вся информация о подписании доступна в программе 1С, что повышает прозрачность и упрощает взаимодействие.

Преимущества перехода на кадровый ЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот с 1С:Кабинет сотрудника приносит множество преимуществ:

Экономия времени: информация автоматически переносится из заявления сотрудника, что исключает повторный ввод данных.
Снижение вероятности ошибок: автоматизация процессов минимизирует риски, связанные с ручным вводом.
Упрощение взаимодействия: прозрачность взаимоотношений с сотрудниками и снижение конфликтных ситуаций.
Экономия средств: сокращение затрат на бумажный документооборот, включая канцелярские принадлежности и картриджи для принтера.

Кейс: Оптимизация кадрового документооборота с помощью 1С:Кабинет сотрудника

Ситуация

Компания «Филбьюти», работающая в сфере производства декоративных украшений и аксессуаров для волос, имела значительные проблемы с обработкой кадровых документов. Бухгалтерия компании ежедневно получала множество рукописных заявлений от сотрудников, которые требовали ручного ввода данных в систему. Это приводило к задержкам в оформлении приказов, а также к частым ошибкам, связанным с неправильным вводом информации.

Проблема

Основные проблемы заключались в следующем:

Долгое время обработки заявлений, что затрудняло выполнение плановых задач.

Высокая вероятность ошибок при ручном вводе данных, что влекло за собой необходимость дополнительных проверок и исправлений.

Невозможность быстро выдавать расчетные листки, что создавало дополнительные трудности в отчетности.

Варианты решения

Руководство компании решило внедрить 1С:Кабинет сотрудника для автоматизации процессов кадрового документооборота. Это решение позволяло:

Автоматизировать процесс отправки и получения кадровых документов.

Использовать электронные подписи для обеспечения юридической значимости документов.

Упрощать процесс обработки заявлений сотрудников, позволяя им отправлять их в электронной форме.

Результат

После внедрения 1С:Кабинет сотрудника компания «Филбьюти» достигла следующих результатов:

Время обработки заявлений сократилось на 60%, так как данные теперь автоматически загружались в систему без необходимости ручного ввода.

Вероятность ошибок при вводе данных снизилась на 80%, что позволило избежать дополнительных проверок и исправлений.

Процесс выдачи расчетных листков стал более эффективным: сотрудники начали получать их в электронном виде, что упростило отчетность и снизило затраты на печать.

В результате внедрения 1С:Кабинет сотрудника компания «Филбьюти» значительно повысила эффективность работы бухгалтерии, сократив время на обработку документов и снизив вероятность ошибок, что в конечном итоге позволило сосредоточиться на более важных задачах и улучшить качество обслуживания клиентов.

Условия использования

1С:Кабинет сотрудника работает в следующих программах:

1С:Зарплата и управление персоналом, ред.3
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред.3
1С:ERP Управление предприятием 2
1С:Комплексная автоматизация 2
1С:Бухгалтерия предприятия, ред.3

Для работы необходим доступ в интернет, а программа должна находиться на официальной поддержке.

Вы можете подключить тестовый период на 45 дней прямо в программе 1С. При первоначальной настройке «1С:Кабинет сотрудника» тестовый период будет начислен автоматически. Во время тестового периода можно создать неограниченное количество личных кабинетов.

С 1С:Кабинет сотрудника вы сможете значительно упростить и ускорить процессы кадрового документооборота, что сделает вашу работу более эффективной и менее стрессовой.

Как подключить и настроить сервис 1C:Кабинет сотрудника?

Подключение к сервису

Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.

Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.

При высокой нагрузке на сервис подключение может занять продолжительное время. В этом случае на этапе 4 может быть выдано соответствующее сообщение.

В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).

По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу. После перехода на его телефон будет отправлено SMS-сообщение (или письмо на почту) с кодом, который необходимо ввести на открывшейся странице.

После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.

Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.

Публикация кабинетов

Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.

Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.

Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.

По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.

Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.

В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.

Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).

Внедрение 1С:Кабинет сотрудника представляет собой эффективное решение для автоматизации кадрового документооборота, которое значительно упрощает работу бухгалтеров. Система позволяет сократить время на обработку заявлений и приказов, минимизировать вероятность ошибок при вводе данных и обеспечить юридическую значимость документов с помощью электронных подписей. Это особенно важно в условиях современного бизнеса, где каждая минута на счету, а точность и своевременность обработки информации играют ключевую роль.

Кроме того, 1С:Кабинет сотрудника способствует оптимизации взаимодействия между работодателем и сотрудниками, что позволяет избежать конфликтных ситуаций и повысить прозрачность процессов. Переход на кадровый электронный документооборот не только экономит ресурсы компании, но и создает более комфортные условия для работы бухгалтерии, позволяя сосредоточиться на стратегически важных задачах. В результате, использование данного сервиса становится не просто удобным, а необходимым шагом для успешной автоматизации бизнеса.