#ОцифровкаБизнеса
Автор: Алексей Курашов
Автор: Алексей Курашов
"Методы создания структуры показателей и аналитических отчетов"
Мой любимый способ менять мир - это применять новые методики в работе с клиентами. Поэтому сегодня я хочу поделиться с вами личным опытом и помочь разобраться в том, как повысить эффективность работы при использовании программы 1С для автоматизации бизнес-процессов и их систематизации.
Почему именно бизнес-процессы? Все просто. Они - важный элемент системы управления любой компании. Бизнес-процессы обычно присутствуют на бумаге в произвольной форме. Исключением являются компании, прошедшие сертификацию по системе менеджмента качества (ISO), но это не всегда работает правильно. Поэтому предлагаю вам пошаговую инструкцию, что нужно сделать по порядку для эффективной и верной работы бизнес-процессов 👇
▶️Настроить бизнес-процессы в программе 1С
Рассказывать я буду конкретно об операционных бизнес-процессах, которые команда наших специалистов уже успешно настроила для клиентов из разных областей компании. Это кадровый учет, управление денежными средствами, управление документами, управление складом, закупками, продажами и управление качеством. Операционные бизнес-процессы содержат определенные действия сотрудников: либо их сложно разделить на подзадачи, либо в их разделении больше нет смысла, либо в них содержится только чек-лист выполняемых действий.
Примеры бизнес-процессов:
✔️согласование заявки на расходование денежных средств;
✔️оформление приема на работу (кадровое перемещение или увольнение);
✔️создание и согласование графика отпусков;
✔️планирование и согласование планов сотрудникам;
✔️адаптация сотрудников;
✔️разбор и удовлетворение рекламаций клиентов;
✔️согласование договора с клиентом;
✔️согласование технической документации;
✔️возврат предоплаты клиента;
✔️регистрация и отработка обращений в службу поддержки;
✔️проведение инвентаризации.
Что необходимо сделать для создания бизнес-процессов? Есть бизнес-процессы, которые неотъемлемо связаны с работой сотрудника в программе, их нужно программировать. Но стоит знать, что не все необходимо передавать разработчикам: есть много бизнес-процессов, которые создаются и без программирования. Давайте остановимся на этом более подробно. Отлично подходит конструктор бизнес-процессов, который встраивается в пользовательский режим программы 1С. В нем есть множество необходимых инструментов, обеспечивающих простую и гибкую настройку. Отмечу важный момент: сама настройка производится без привлечения программиста ❗️
Бизнес-процессы, которые не надо автоматизировать, необходимы для понимания следующих моментов 👉
Процессы бывают локальными или сквозными (проходящими своей цепочкой действий через несколько подразделений). В таких случаях также отлично подходит программа 1С, в которой можно создавать визуализацию процессов и хранить их в программе. Кстати, при этом можно применить еще ряд таких важных действий как:
Таким образом получится организованная и регламентированная цепочка действий сотрудников. Она обеспечит высокую результативность бизнес-процесса по заложенному алгоритму ☝️
А теперь расскажу из практики пример автоматизации бизнес-процесса согласования договоров с клиентами.
Одна торговая компания столкнулась со следующей проблемой: был сильно растянут период от первичного обращения клиента до совершения отгрузки. Причина заключалась в сложном процессе согласования договоров с клиентами и наличии нескольких итераций в этом процессе.
В месяц документооборот данной компании насчитывал около 200-300 договоров.
Целью работы нашей команды было сокращение периода согласования договоров с клиентами через автоматизацию всех этапов согласования. Для решения проблемы были предприняты следующие действия:
действия, установлены сроки и назначены ответственные.
☝️Клиент уже использовал систему 1С:CRM, поэтому было принято решение автоматизировать бизнес-процесс на базе 1С.
❗️В результате внедрения клиент смог на 25% ускорить процесс согласования договоров, сократить период сделки от первого обращения до отгрузки на 5-6 дней, увеличить общий объем сделок отдела продаж на 10% за счет ускорения процесса совершения сделок.
▶️Создать базу знаний
Я бы рекомендовал собрать всю прикладную информацию (инструкции, чек-листы, статьи, этапы воронки продаж) в единую базу знаний. Зачем? Все просто. Чтобы можно было в любой момент при возникновении вопросов зайти в базу и наглядно все посмотреть. Это отличный инструмент для HR служб и руководителей.
Обычно база знаний в компании находится на сервере или на локальных компьютерах руководителей. Но я хочу рассказать вам о самом простом инструменте организации базы знаний в программе 1С.
Алгоритм создания базы знаний
Очень часто по разработке базы знаний клиенты начинают обращаться слишком поздно, когда уже возникает ряд проблем. Приведу еще один интересный пример. Однажды к нам в компанию обратились коллеги из IT-департамента клиента. У них из-за постоянной смены персонала возникали сбои при диспетчеризации обращений в службу поддержки, а еще был низкий уровень качества консультаций. При этом у клиента была накоплена большая база знаний в решении текущих задач, но документы хранились в хаотичности. Наши специалисты взялись за решение данной проблемы, а именно провели анализ, разработав бизнес-процесс диспетчеризации и структуры базы знаний. Затем все было перенесено в 1С. В результате у клиента повысилось качество сервиса и на 35% уменьшились поступающие рекламации.
Итак, давайте подведем итоги. В чем же основные преимущества организации бизнес-процессов? Отмечу самые главные 👇
▶️ Функционал может использовать любая компания, даже если нет никакого понимания процессного подхода в управлении. А все потому, что стандартные процессы присутствуют на любой стадии развития компании и ее системы управления.
▶️ Начать работать с функционалом можно в короткий срок. К примеру, на настройку одного операционного процесса «Оформление приема на работу» и обучение на работу с ним потребуется 1 день.
Программы 1С для настройки данного функционала:
✔️1С:Документооборот
✔️1С:ERP Управление предприятием с модулем CRM
✔️1С:Комплексная автоматизация с модулем CRM
✔️1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)
✔️1С:CRM
✔️Битрикс24
Таким образом, автоматизация 1С для решения управленческих задач подойдет для любого вида бизнеса, а от ее внедрения в результате вы получите 👉
▶️ Сокращение времени для исполнения бизнес-процессов на 50%-70% и скорости получения информации в 2-3 раза за счет сформированной базы знаний.
▶️ Повышение качества выполняемых задач.
▶️ Простой способ получения информации.
▶️ Рост уровня исполнительной дисциплины в 2 раза.
Также напоминаем об основных источниках для изучения технологии процессного управления, которые помогут вам грамотно овладеть всеми навыками и применить их на практике.
✔️Книга “Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление”
Почему именно бизнес-процессы? Все просто. Они - важный элемент системы управления любой компании. Бизнес-процессы обычно присутствуют на бумаге в произвольной форме. Исключением являются компании, прошедшие сертификацию по системе менеджмента качества (ISO), но это не всегда работает правильно. Поэтому предлагаю вам пошаговую инструкцию, что нужно сделать по порядку для эффективной и верной работы бизнес-процессов 👇
▶️Настроить бизнес-процессы в программе 1С
Рассказывать я буду конкретно об операционных бизнес-процессах, которые команда наших специалистов уже успешно настроила для клиентов из разных областей компании. Это кадровый учет, управление денежными средствами, управление документами, управление складом, закупками, продажами и управление качеством. Операционные бизнес-процессы содержат определенные действия сотрудников: либо их сложно разделить на подзадачи, либо в их разделении больше нет смысла, либо в них содержится только чек-лист выполняемых действий.
Примеры бизнес-процессов:
✔️согласование заявки на расходование денежных средств;
✔️оформление приема на работу (кадровое перемещение или увольнение);
✔️создание и согласование графика отпусков;
✔️планирование и согласование планов сотрудникам;
✔️адаптация сотрудников;
✔️разбор и удовлетворение рекламаций клиентов;
✔️согласование договора с клиентом;
✔️согласование технической документации;
✔️возврат предоплаты клиента;
✔️регистрация и отработка обращений в службу поддержки;
✔️проведение инвентаризации.
Что необходимо сделать для создания бизнес-процессов? Есть бизнес-процессы, которые неотъемлемо связаны с работой сотрудника в программе, их нужно программировать. Но стоит знать, что не все необходимо передавать разработчикам: есть много бизнес-процессов, которые создаются и без программирования. Давайте остановимся на этом более подробно. Отлично подходит конструктор бизнес-процессов, который встраивается в пользовательский режим программы 1С. В нем есть множество необходимых инструментов, обеспечивающих простую и гибкую настройку. Отмечу важный момент: сама настройка производится без привлечения программиста ❗️
Бизнес-процессы, которые не надо автоматизировать, необходимы для понимания следующих моментов 👉
- как должна проходить информация;
- как создается цепочка ценности;
- какие ресурсы при этом используются.
Процессы бывают локальными или сквозными (проходящими своей цепочкой действий через несколько подразделений). В таких случаях также отлично подходит программа 1С, в которой можно создавать визуализацию процессов и хранить их в программе. Кстати, при этом можно применить еще ряд таких важных действий как:
- включить в единую схему выполнения процесса разных исполнителей;
- установить сроки выполнения, условия, варианты, обязательные действия;
- прикрепить из шаблона и заполнить документы.
Таким образом получится организованная и регламентированная цепочка действий сотрудников. Она обеспечит высокую результативность бизнес-процесса по заложенному алгоритму ☝️
А теперь расскажу из практики пример автоматизации бизнес-процесса согласования договоров с клиентами.
Одна торговая компания столкнулась со следующей проблемой: был сильно растянут период от первичного обращения клиента до совершения отгрузки. Причина заключалась в сложном процессе согласования договоров с клиентами и наличии нескольких итераций в этом процессе.
В месяц документооборот данной компании насчитывал около 200-300 договоров.
Целью работы нашей команды было сокращение периода согласования договоров с клиентами через автоматизацию всех этапов согласования. Для решения проблемы были предприняты следующие действия:
- проведен анализ, при котором были выявлены причины увеличения сроков согласования. Выяснилось, что процесс затянут еще на этапе согласования со стороны заказчика. Также не было назначено ответственных за отслеживание подписания и возврата договоров
- был разработан и описан маршрут бизнес-процесса,
действия, установлены сроки и назначены ответственные.
☝️Клиент уже использовал систему 1С:CRM, поэтому было принято решение автоматизировать бизнес-процесс на базе 1С.
❗️В результате внедрения клиент смог на 25% ускорить процесс согласования договоров, сократить период сделки от первого обращения до отгрузки на 5-6 дней, увеличить общий объем сделок отдела продаж на 10% за счет ускорения процесса совершения сделок.
▶️Создать базу знаний
Я бы рекомендовал собрать всю прикладную информацию (инструкции, чек-листы, статьи, этапы воронки продаж) в единую базу знаний. Зачем? Все просто. Чтобы можно было в любой момент при возникновении вопросов зайти в базу и наглядно все посмотреть. Это отличный инструмент для HR служб и руководителей.
Обычно база знаний в компании находится на сервере или на локальных компьютерах руководителей. Но я хочу рассказать вам о самом простом инструменте организации базы знаний в программе 1С.
Алгоритм создания базы знаний
- Сделать структуру и оглавление базы для более удобного использования и быстрого поиска информации.
- Установить шаблон описания под каждый вид документа, который будет там размещен: бизнес-процесс, инструкция.
Очень часто по разработке базы знаний клиенты начинают обращаться слишком поздно, когда уже возникает ряд проблем. Приведу еще один интересный пример. Однажды к нам в компанию обратились коллеги из IT-департамента клиента. У них из-за постоянной смены персонала возникали сбои при диспетчеризации обращений в службу поддержки, а еще был низкий уровень качества консультаций. При этом у клиента была накоплена большая база знаний в решении текущих задач, но документы хранились в хаотичности. Наши специалисты взялись за решение данной проблемы, а именно провели анализ, разработав бизнес-процесс диспетчеризации и структуры базы знаний. Затем все было перенесено в 1С. В результате у клиента повысилось качество сервиса и на 35% уменьшились поступающие рекламации.
Итак, давайте подведем итоги. В чем же основные преимущества организации бизнес-процессов? Отмечу самые главные 👇
▶️ Функционал может использовать любая компания, даже если нет никакого понимания процессного подхода в управлении. А все потому, что стандартные процессы присутствуют на любой стадии развития компании и ее системы управления.
▶️ Начать работать с функционалом можно в короткий срок. К примеру, на настройку одного операционного процесса «Оформление приема на работу» и обучение на работу с ним потребуется 1 день.
Программы 1С для настройки данного функционала:
✔️1С:Документооборот
✔️1С:ERP Управление предприятием с модулем CRM
✔️1С:Комплексная автоматизация с модулем CRM
✔️1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)
✔️1С:CRM
✔️Битрикс24
Таким образом, автоматизация 1С для решения управленческих задач подойдет для любого вида бизнеса, а от ее внедрения в результате вы получите 👉
▶️ Сокращение времени для исполнения бизнес-процессов на 50%-70% и скорости получения информации в 2-3 раза за счет сформированной базы знаний.
▶️ Повышение качества выполняемых задач.
▶️ Простой способ получения информации.
▶️ Рост уровня исполнительной дисциплины в 2 раза.
Также напоминаем об основных источниках для изучения технологии процессного управления, которые помогут вам грамотно овладеть всеми навыками и применить их на практике.
✔️Книга “Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление”
✔️Книга “Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум”
Хотите автоматизировать рутинную работу с помощью бизнес-процессов?
Тогда прямо сейчас начните действовать! Напишите нам, и мы с радостью поможем.
Тогда прямо сейчас начните действовать! Напишите нам, и мы с радостью поможем.
