Статья "1С:Аналитика - современная BI-система для анализа данных 1С"

ПРЕДИСЛОВИЕ К СТАТЬЕ

Почти все компании активно используют программу 1С для своей работы. Они постепенно добавляют в неё новый функционал и автоматизируют новые рабочие места: должности, подразделения, филиалы. При этом компании сохраняют привычные для себя методы работы.

Например, они не имеют полного контура отчётности для анализа деятельности или ведут эту отчётность в таблицах Excel.

Для решения этих проблем можно рассмотреть несколько подходов:

Во-первых, можно автоматизировать новые бизнес-процессы и создать отчеты в программе 1С.

Во-вторых, можно перенести создание отчетов и оценку показателей в BI-систему.

Последний шаг будет особенно полезен, если в программе 1С уже есть все необходимые данные и процессы автоматизированы. В качестве BI-системы мы предлагаем использовать программу "1С:Аналитика".



ЧТО ЗА ПРОДУКТ "1С:АНАЛИТИКА"?

• Современная BI-система разработанная фирмой 1С на новой платформе "1С:Элемент";
• Инструмент работы с данными, бизнес-показателями, позволяющий создавать аналитические отчеты и осуществлять контроль состояния бизнеса;
• Оперативный и ежесекундный on-line анализ данных;
• Единая система с вашими программами 1С, которая позволяет напрямую смотреть данные из программ 1С в удобном и красивом интерфейсе;
• Решение, которое позволяет в одном месте получать данные и строить аналитическую отчетность из разных программ 1С;
• Web-приложение, которое позволяет просматривать показатели и отчеты на компьютере, смартфоне, планшете и телевизоре.

Для большей наглядности и понимания приведу примеры, как могут выглядеть дашборды в "1С:Аналитике" в мобильном телефоне и на экране компьютера.

Варианты дашбордов в браузере компьютера:

Так выглядит один из дашбордов в мобильном телефоне.

Конечно это не все, что может эта система. Всех ее возможностей в данной статье мы рассмотреть не сможем.

Для этого лучше организовать индивидуальную встречу, чтобы показать "1С:Аналитику" на примере готовых внедрений (кейсов) среди наших клиентов применимых именно к вашему бизнесу.



КАК ПОНЯТЬ, ЧТО ПОРА ИСПОЛЬЗОВАТЬ BI-СИСТЕМУ "1С:АНАЛИТИКА" ?


1. Накопился большой объем информации за долгий период работы в программе 1С, появилась потребность исследовать данные и проверять гипотезы.
Мы знаем, что чем дольше период накопления информации и чем больше данных, тем точнее можно строить прогнозы и анализировать динамику или стагнацию показателей бизнеса. Накопленные и разнородные данные интересней анализировать в разных разрезах и аналитиках исследуя новое и проверяя гипотезы. Объем данных напрямую зависит от степени детализации и объёма автоматизации ваших бизнес-процессов.

2. Повышается необходимость в принятии решений на основе данных.
В принятии решений надо минимизировать интуицию, деструктивное мышление и принимать решения на основе цифр и существующих данных, то есть повысить качество принимаемых решений на основе объективной информации. "1С:Аналитика" прекрасно умеет быстро и удобно отображать данные для принятия взвешенных управленческих решений, а также оценивать качество этих данных.

3. Появилась необходимость в аналитических отчетах и показателях, не доступных в программе 1С.
Даже если у вас есть отчеты программе 1С, их скорее всего много, и они находятся в разных местах, то на их открытие и получение из них информации уходит значительное время.
Если этих отчетов программе 1С нет, это самая распространенная ситуация, или есть но не в тех разрезах и не в той аналитике, или отчет надо собрать из нескольких, то подготовка отчетов из программы 1С перемещается в Excel и в разы увеличивает затраты на их подготовку.

"1С:Аналитика" позволяет быстро получать нужную информацию и анализировать ее, строить общие дашборды, что в разы повышает эффективность работы и ведет к сокращению непродуктивного расхода на ФОТ.

Есть еще один важный плюс, в "1С:Аналитике" настраивать или разрабатывать отчеты обходится дешевле чем в программе 1С. Из технологических удобств, которые улучшают работу при переходе на "1С:Аналитику", это получение расшифровки данных (до документа или справочника) и переход в объекты программы 1С на основании которых сформировались данные. Об этом я расскажу позже.

4. Нужно улучшить коммуникацию между подразделениями.
"1С:Аналитика" позволяет творчески подходить к построению аналитических отчетов, и главное - вовлекать в процессы смежные подразделения. Это происходит, когда настраивается система дашбордов, в которой отражаются влияющие и зависимые показатели на рабочие процессы смежных подразделений и происходит визуальная оценка вклада в работу сотрудников других подразделений.

5. Нужно сформировать аналитические отчеты используя данные разных программ 1С.
"1С:Аналитика" позволяет получать данные и строить аналитическую отчетность из разных программ 1С, например "1С:ERP" и "1С:Зарплата и управление персоналом", "1С:Управление торговлей", "1С:Бухгалтерия" и т.д.

6. Нужно построить визуально красивые и простые отчеты, доступные на компьютере, планшете и телефоне и телевизоре.
Мы с вами знаем, что доступность отчетов и прочей информации в программе 1С ограничивается только компьютером. Если появляется потребность в получении информации вне компьютера, то это является существенным ограничением в программах 1С.
Я выше уже показывал, как отчеты могут быть отображены на телефоне. Еще очень хорошо работает пример с большими телевизорами, которые размещают на видном месте и выводят туда ключевую информацию. Это может быть отдел, цех и любое другое место.

7. Есть потребность в построении предиктивной аналитики, чтобы оценивать и влиять на будущий результат.
"1С:Аналитика" позволяет строить ретроспективный анализ. Например, выводит с помощью графика линейный тренд. Так же в "1С:Аналитику" можно внести алгоритмы построения предсказательной аналитики, которая на основании имеющейся информации будет строить прогноз.

Следующим шагом предлагаю рассмотреть методики, которые помогут корректно начать использовать эту систему.

В самом начале работы с "1С:Аналитикой" мы рекомендуем организовать структуру показателей и аналитических отчетов. Для этого можно использовать методологию BSC (сбалансированная система показателей) или через систему процессного управления.


BSC (сбалансированная система показателей)

Эта структура охватывает и предполагает методологию управления стратегией и показателями. Поэтому из нее мы группируем данные по 4-м перспективам (они же группы):

Чем можно дополнить эти перспективы:

• OKR команд;
• Отчеты компании (например, RFM-анализ).

Рассмотрим пример

Каждая группа (перспектива) делится на категории показателей, в каждой из которых присутствуют сами показатели и дашборды объединяющие эти показатели.

1. Финансы:

1.1. Выручка по отгрузке:

1.1.1. Дашборд выручки по отгрузке;
1.1.2. Выручка по компании по годам;
1.1.3. Выручка по менеджерам;
1.1.4. Выручка (прогноз на конец года);
1.1.5. Выручка в сравнении с аналогичным периодом прошлого года;
1.1.6. и т.д.

1.2. Расходы по отгрузке:

1.2.1. Дашборд расходов по отгрузке;
1.2.2. Расходы по компании по годам;
1.2.3. Расходы по менеджерам;
1.2.4. Расходы (прогноз на конец года);
1.2.5. Расходы в сравнении с аналогичным периодом прошлого года;
1.2.6. и т.д.

Аналогично тому, как мы декомпозировали перспективу финансы, необходимо провести работу по остальным перспективам.

Почему эту методологию полезно использовать?

Дело в том, что мы получили опыт автоматизации систем показателей бизнеса, аналитической отчетности. И на основании этого опыта нашей компанией разработана структура и перечень показателей, которые присутствуют в каждой коммерческой организации.

Их общее количество чуть более 160 шт. Если на каждый показатель мы с вами имеем в среднем по 3 варианта визуализации (таблиц, виджетов, графиков), то их общее количество начинает расти и достигает более 500 шт. с учетом дашбордов.

Это много. Чтобы в этом не запутаться, а также не упустить важные показатели бизнеса, мы рекомендуем воспользоваться нашим подходом.

4 перспективы х 41 показатель (в среднем) х 3 варианта отображение (в среднем) + 20 дашбордов + 10 аналитических отчетов = 532 показателя и отчета:

Таким образом, методика переходит в настройки 1С:Аналитики, в которой создается центральный дашборд в виде мини сайта с группировкой по перспективам и категориям, навигацией по дашбордам верхнего уровня в нижний и обратно.

Если вас заинтересовал перечень разработанных нами показателей, то сканируйте QR-код и скачаете себе эту структуру. Данная структура содержит в себе все важные показатели для бизнеса:

Процессная модель

Существует еще одна методология организации структуры показателей и аналитических отчетов, это использование процессной модели.

1. Управление продажами;
2. Управление маркетингом;
3. Управление закупками;
4. Управление складом;
5. Управление производством;
6. Управление финансами;
7. Управление персоналом;
8. Управление качеством;
9. Управление развитием;
10. и т.д.

Принцип декомпозиции показателей в процессном подходе тот же, что и при декомпозиции по сбалансированной системе показателей (BSC). На верхнем уровне у нас присутствуют внутренние направления деятельности, далее описываются процессные группы и сами показатели.

Но этот метод подойдет компаниям с существующей процессной моделью.


Для составления списка отчетов можно использовать следующий подход:

1. Составить перечень используемой отчетности в разрезе подразделений или формы управления и ответственных сотрудников с указанием, где данный отчет формируется: в программе 1С или Excel.
2. Составить перечень необходимой новой отчетности в разрезе подразделений или формы управления и ответственных сотрудников с указанием, где данный отчет должен формироваться: в программе 1С или Excel.
3. Указать трудозатраты каждого ответственного сотрудника в часах на формирование и актуализацию отчета в Excel за месяц.
Для новых отчетов время на работу с отчетом можно промоделировать, создав форму в Excel, которая в последствии может стать техническим заданием для разработки отчета в программе 1С.
4. Рассчитать окупаемость. Соотнести затраты на ФОТ, полученные исходя из трудозатрат на ведение отчета в Excel, и затраты на автоматизацию.


Вывод

Мы считаем, что автоматизация не всегда оправданное решение для нашего клиента. В действительности есть простые отчеты, которые можно настроить и в Excel, и которые не надо автоматизировать. Но это касается только тех случаев, когда затраты на автоматизацию этой отчетности экономически не оправданы.


В остальном автоматизация отчетности и показателей нужна:

Во-первых, это моментальное получение необходимой информации.
Во-вторых, это сокращает финансовые и временные затраты на работу сотрудников. А сэкономленное время сотрудников можно задействовать на другую эффективную работу.
В-третьих, в программе 1С появляется вся информация, которой можно пользоваться не только формируя отчетность, но и используя ее, как базу данных, с помощью которой можно проводить предиктивный анализ, проверку гипотез, сегментирование и т.д.

Предлагаю перейти к правилам визуализации управленческих отчетов.

Первое, с чего стоит начать - это определить потребителей, то есть тех, кто будет анализировать систему показателей и аналитических отчётов и в какие периоды это будет происходить.

В каждой компании систему отчетности и показатели можно разделить на несколько групп (уровней) потребителей, которые ими пользуются:

1. Акционеры, учредители;
2. Топ-менеджеры;
3. Руководители;
4. Сотрудники;
5. Роли сотрудников;
6. Подразделения;
7. и т.д.

А также с какой регулярностью эти потребители будут пользоваться отчетностью и показателями:

1. Ежедневно;
2. Еженедельно;
3. Ежемесячно;
4. Ежеквартально;
5. и т.д.

Чтобы обеспечить максимальную эффективность и удобство использования отчётности и показателей, необходимо разрабатывать их с учётом специфики каждого конкретного потребителя и регулярности предоставления информации.

Смешивание этих аспектов может привести к созданию чрезмерно насыщенных отчётов и информационных панелей (дашбордов), а также к путанице в восприятии информации различными группами пользователей.


Рассмотрим подходы к визуализации информационных панелей (дашбордов), на которых будем размещать отчеты и показатели:

1. Все показатели и отчеты размещаем на дашборде.
Отдельно их просматривать не всегда есть смысл, к тому же это не удобно из-за их большого количества. Исключением будут сложные и насыщенные информацией таблицы и графики, которые лучше просматривать отдельно в отдельных разделах.

2. Для показателей подбираем свое представление (визуализацию в виде виджета, диаграммы, графика, таблицы).
Информация правильно воспринимается, если она правильно представлена. Выбираем для показателей под каждый тип данных свою визуализацию (виджет, диаграмма, график, таблица). Какие варианты визуализации есть в "1С:Аналитике" я рассказывал ранее.

3. Фильтры в дашборде выводим вверху перед отображением показателей или в левой панели.
Фильтры и отборы не должны отвлекать и отнимать место на рабочем пространстве дашборда. Они должны находится на нужном месте, чтобы не захватывать внимание.

4. Сложные и насыщенные таблицы и графики выводим в отдельные дашборды, как детальные.
Сложные и насыщенные отчеты являются самодостаточным источником информации или могут быть предназначаться для расшифровки сводных данных представленных в верхнеуровневых показателях.

5. Между связанными дашбордами делаем навигацию.
Чтобы переход между дашбордами был быстрым и давал возможность вернуться туда, откуда начал. Как я уже рассказывал ранее, «1С:Аналитика» может быть настроена, как мини-сайт с навигацией перехода в верхние и нижние уровни.

6. Настраиваем отображение дашборда под периферийные устройства (планшет, телефон, телевизор).
Под использование на компьютере настраивать не надо. Эта настройка делается по умолчанию в момент создания, но под другие устройства (планшет, телефон, телевизор) нужно проводить дополнительные несложные настройки отображения. Для размещения большей информации можно использовать настройки масштаба самого браузера.

7. Вносим описание показателей и дашбордов.
Со временем от изобилия информации понимание отчета или показателя может искажаться. Помните о том, что в компании их может быть более 500. И, чтобы эту информацию сохранить, рекомендуем вносить описание. Такая функция также предусмотрена программой "1С:Аналитика".

8. Подходим творчески к оформлению дашбордов.
Дашборд можно оформить, как мини сайт: добавлять дополнительные картинки, устанавливать светлую или темную темы и делать его визуально приятным для использования. Режим работы с дашбордами похож на конструктор сайтов, где блоками можно размещать показатели, менять их размер, а также добавлять описание или графику (картинки, логотипы и прочие изображения).

9. Самое важное на дашборде отражаем вверху, а внизу то, что может помочь в анализе данных.
Применяем правило: сначала сводные (общие) и важные данные, потом детализация данных и то, что может помочь в их анализе. Если детализации немного, то все компонуем на одном дашборде. Если детализация визуально сложная, то выделяем отдельный дашборд.

10. Используйте типовые разметки показателей на дашборде.
Расставляем показатели, учитывая горизонтальные и вертикальные пропорции, чтобы их было удобно смотреть и читать слева - направо, сверху - вниз. Топология дашборда помогает корректней работать с информацией. Хорошо, если информация умещается на один экран, без скрола.

11. Настраиваем дашборд под непосредственного потребителя информации (руководитель, сотрудник).
Определите, кто и как будут использовать дашборд: руководитель, один сотрудник, сотрудники отдела, какая конечному потребителю нужна информация, насколько детальная, она должна умещаться на один экран (это в идеале) или ее можно скролить и т.д.

12. Делаем дашборды персонализированными.
Например, размещаем фото офиса, цеха или сотрудников.

13. Ищем визуальные аналоги показателей, дашбордов и отчетов.
Мы показываем, как могут выглядеть ваши данные, но, если вы найдете примеры дашбордов и показателей в интернете, то процесс постановки задачи аналитику в части визуализации будет проще.

14. Комфортно пользуемся удобствами работы с расшифровками данных.
Используем функцию drill down, которая дает возможность раскрыть данные всех диаграмм по какому-либо разрезу или используем открытие выбранного объекта в прикладном решении 1С (переход в программу 1С с отображением нужного документа, справочника и т.д.).

15. Самую важную информацию выделяйте цветами.
Цвета стараемся стандартизировать под всю систему показателей, чтобы каждый показатель на дашборде воспринимался одинаково. Например, одинаково выделяем иерархию и группы, позитивные значения отражаем зеленым, пограничные желтым, негативные красным.

В ЗАКЛЮЧЕНИИ

Наша цель при настройке BI-системы 1С:Аналитика — создать эффективную панель управления для бизнеса. Она должна включать все необходимые информационные панели (дашборды) с отчётами и показателями. Эти элементы не просто занимают место на экране, а предоставляют возможность мгновенно оценить ситуацию и понять положение дел.

Надеюсь вы найдете в нашем подходе к построению системы анализа данных что-то полезное!


P.S. Если у вас остались вопросы, задайте их автору статьи.