Статья: "Как повысить скорость обработки первичных документов в бизнесе"

Проблема обработки первичных документов в бизнесе

В эпоху компьютеризации обработка первичных документов является одним из ключевых процессов, от которых зависит эффективность работы компании. Поэтому традиционные методы ведения учета и оформления документов часто сопровождаются рядом проблем, главным образом из-за ручного ввода данных. Этот процесс может быть трудоемким, а вероятность ошибок при вводе данных вручную значительно увеличивает риски финансовых потерь и затрудняет работу с отчетностью.

Сотрудники могут допускать ошибки, вводя данные вручную, что приводит к задержкам в документообороте и возникновению дополнительных затрат на исправление ошибок. Время, затрачиваемое на оформление и проверку документов, также остается важным ресурсом, который компании необходимо эффективно использовать.

Возможности решения проблемы с помощью 1С:Распознавание первичных документов

Для решения этих проблем компании может значительно улучшить свою работу, используя 1С:Распознавание первичных документов, который является эффективным инструментом для автоматизации процесса распознавания и обработки документов. Это решение помогает минимизировать риски ошибок при вводе данных и сокращает время на обработку документов, что способствует улучшению общих показателей производительности компании.

1. Автоматизация распознавания данных. 1С:РПД распознает и сопоставляет данные о поставщиках, покупателях, номенклатуре и других объектах с уже существующими данными в базе 1С. Если номенклатура поставщика отличается от покупателя, система запоминает правильный выбор и в дальнейшем предлагает его автоматически.

2. Обработка многостраничных документов. Система поддерживает возможность загрузки и обработки многостраничных документов как по одному, так и в группе. Это делает процесс быстродействующим, особенно если использовать поточный сканер для загрузки больших объемов данных.

3. Создание комплекта документов. 1С:РПД автоматически объединяет документы в комплекты, что упрощает их обработку. Если часть документов уже имеется в базе 1С, система создаст недостающие, а к существующим прикрепит соответствующие сканы.

4. Работа с QR-кодами и чеками. При работе с кассовыми чеками сервис сверяет данные из QR-кода с информацией из ФНС, автоматически загружая в Авансовый отчет, путевой лист или Расходы предпринимателя.

5. Интеграция с мобильным приложением. Для удобства работы с удаленными документами и поставщиками разработано мобильное приложение «1С:Сканер документов», которое позволяет быстро сканировать и загружать документы в систему.

6. Безопасность и конфиденциальность. Все данные обрабатываются внутри системы 1С и не передаются третьим лицам, что гарантирует высокий уровень безопасности и защиту конфиденциальной информации.

Рассмотрим пример компании, которая столкнулась с высокими затратами на обработку первичных документов. Ранее она использовала неэффективное решение для ввода данных в 1С:УНФ, что приводило к значительным потерям времени и ресурсов. Разработка этого решения обошлась компании в 100 тыс. рублей, а ежемесячная поддержка стоила около 5 тыс. рублей, что увеличивало расходы.

В поисках более экономичного варианта, компания рассмотрела 1С:РПД, стоимость которого составляет всего от 600 рублей в год, в зависимости от объема обрабатываемых документов. Это решение позволило существенно сократить затраты на обработку документов, минимизировать ошибки и повысить эффективность документооборота.

Сравнив стоимость разработки и тарифы 1С:РПД, клиент пришел к выводу, что переход на данный сервис не только снизит финансовые нагрузки, но и повысит общую производительность бизнеса. Таким образом, 1С:РПД оказался идеальным решением для оптимизации затрат и улучшения эффективности работы компании.

1. Экономия времени и ресурсов.

Программа позволяет быстро вносить многостраничные документы, такие как счета, накладные или акты, прямо в систему 1С. Достаточно загрузить отсканированный документ или его фотографию, а остальное сделает автоматизация.

2. Удобство и простота использования.

Программа полностью интегрирована в интерфейс 1С, что позволяет сотрудникам работать в привычной среде без необходимости изучать дополнительные приложения.

3. Интеллектуальная обработка данных.

1С:РПД не только распознаёт данные из документа, но и анализирует их, сопоставляя с существующими объектами базы 1С. Если система обнаруживает несоответствие или сомневается в точности данных, она подчёркивает их красным цветом, чтобы пользователь мог быстро выявить и исправить ошибки.

4. Создание новых записей.

Создаются новые записи, если контрагентов или товаров нет в базе 1С.

Подходит для разных сфер деятельности и типов организаций, включая бухгалтерию, управление складом и продажи.

5. Те, кто пользуется приложением «Бухгалтерия предприятия», могут воспользоваться смартфоном, сфотографировать и загрузить изображения документов в приложение, которое доступно для скачивания и использования на бесплатной основе всем пользователям. После сканирования документы будут автоматически переноситься в приложение «Бухгалтерия предприятия», где будет осуществлена их обработка. Мобильное приложение имеет интуитивно понятный интерфейс, воспользоваться им может каждый пользователь для выполнения необходимых операций с документами.

6. Выделяет места, требующие корректировки или внимания

7. Если имеются различия между данными поставщика и покупателя, то сервис будет ориентироваться на предпочтения пользователя, и, когда операция будет выполняться еще раз, активируется функция автоматического подбора.

Какие файлы распознает 1С:РПД?

Загружать документы в можно в любом удобном формате:

1. Сканы или фото (pdf, png, jpg, bmp, tiff),

2. Цифровые документы (pdf, Word, Excel, OpenDocument),

3. Архивы (rar, zip и 7z).

«1С:Распознавание первичных документов» поддерживает работу с основными первичными документами: счетами, накладными (ТОРГ-12), актами, счета-фактурами, УПД и кассовыми чеками.

Кроме того, система поддерживает распознавание документов, не знакомых системе, но отражающих хозяйственные операции, такие как поступление или списание товаров.

Чтобы документы появились в базе 1С нужно выполнить 3 простых шага:

Отсканируйте бумажные документы и загрузите их в 1С:РПД.

Дождитесь результатов распознавания документов.

Проверьте результат и создайте документы в учетной базе 1С.

1С:Распознавание первичных документов встроен в программы 1С - вся работа происходит в знакомом интерфейсе.

1.Распознает поставщиков, покупателей, товары и услуги, сопоставляя их с объектами в информационной базе пользователя

2.Если записи в информационной базе пользователя немного отличаются от указанного в документе, подбирает наиболее похожие варианты и просит пользователя их подтвердить

3.Если номенклатура поставщика отличается от номенклатуры покупателя, запомнит выбор пользователя и в следующий раз выберет правильный вариант автоматически

4.Проверяет по формулам корректность чисел в таблицах

5.Подсвечивает места, на которые надо обратить внимание

6.Позволяет аккуратно, точно и быстро создать всю недостающую номенклатуру

7.При наличии в базе документов-оснований, соответствующих скану, может выполнить автоматическое прикрепление скана к документу.

8.Сформирует комплект из документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию

Предложит универсальное распознавание для некоторых документов, незнакомых системе, но отражающих хозяйственные операции поступления/списания товаров

1С:РПД работает в следующих программах:

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0)

«1С:ERP Управление предприятием 2»

«1С:Управление торговлей» (ред.11)

«1С:Комплексная автоматизация» (ред.2)

«1С:Управление нашей фирмой» (ред. 3.0)

«1С:Розница» (ред.3.0)


Использование 1С:РПД позволяет компаниям значительно снизить затраты на обработку первичных документов и повысить эффективность работы с ними. Сервис помогает избежать ошибок при вводе данных, ускоряет обработку документов, улучшает контроль над выполнением операций и минимизирует риски. Внедрение 1С:РПД — это стратегический шаг для компаний, стремящихся оптимизировать свои бизнес-процессы и повысить производительность.

📞 Звоните: 8-(800)-550-97-04
✉️ Пишите: sales@it-its.ru
🌐 Сайт: https://it-its.ru/1s/1s_its
📨 Оставить заявку: https://yaurl.ru/kEfDB