Статья "Как увеличить скорость подбора персонала в 1,5 раза за счет автоматизации процесса в Битрикс24"

#цифровизация
Авторы: Курашов А.В., Панькина О.Ю.

Многие клиенты, которые только слышали о Битрикс24 или только начинают пользоваться данной системой, имеют ошибочное представление, что она ограничена функционалом CRM, ведением продаж и постановкой задач. Но это далеко не так. Битрикс24 обладает обширными возможностями, начиная от ленты новостей компании и заканчивая реализацией сложной логики бизнес-процессов. И поэтому может использоваться, как инструмент автоматизации компании в целом.

Предлагаем рассмотреть один из реализованных у нашего клиента кейсов по использованию Битрикс24 для автоматизации процессов HR-службы.

Клиент обратился к нам с таким запросом:

1. Принять участие и оказать помощь в разработке бизнес-процессов управления службы HR в части найма и адаптации персонала
2. Выполнить автоматизацию процессов и показателей эффективности процесса

Данная потребность была обусловлена необходимостью повышения скорости найма новых сотрудников, создания системы контроля процессов найма, пересмотра требований к должностям и выстраивания системы адаптации новых сотрудников.
До момента обращения учет у клиента велся в различных таблицах Excel, в которых присутствовала только определенная часть информации, что не позволяло создать полный управленческий процесс.


Для реализации данной задачи мы провели ряд встреч, в которых выполнили анализ существующих инструментов работы. Затем приступили к совместному обсуждению и документированию обновленного процесса. В итоге был разработан бизнес-процесс и подпроцессы, а также этапы их исполнения.


Давайте рассмотрим структуру получившегося процесса управления наймом.

Управление наймом:

• Управление заявками
• Поиск и найм
• Адаптация сотрудника

Работа данного бизнес-процесса выполняется по заявкам на кандидата от директоров и руководителей подразделений или при выявлении потребности доукомплектования штатных единиц. На последнем этапе бизнес-процесса «Управление заявками» начинается персонифицированный поиск и проработка кандидатов, инициируется бизнес-процесс «Поиск и найм» (подпроцесс) и он не заканчивается, пока кандидат не будет найден. После чего инициируется бизнес-процесс «Адаптация сотрудника».


Этапы и действия подпроцесса «Управление заявками»:

Этапы и действия подпроцесса «Поиск и найм»:

Этапы и действия подпроцесса «Адаптация сотрудника»:

Используемые инструменты автоматизации

Для решения данных задач нам было поставлено условие использовать только имеющихся у клиента программные продукты: Битрикс24 или 1C:CRM. Наша компания обладает успешным опытом, компетенциями в настройке и поддержке обоих решений. Но, исходя из дополнительных условий и пожеланий заинтересованных лиц заказчика, было принято решение остановиться на Битрикс24.

При реализации задач по автоматизации процессов найма и адаптации мы использовали такой инструмент, как смарт-процессы. Они позволяют настроить собственный сценарий для работы с вашими клиентами или внутренними процессами компании. В них можно использовать свои воронки, стадии канбана, карточки элементов, права доступа, настроить связь с задачами и другими элементами.

Для наглядности мы подготовили для вас скрины рабочего стола, как это видит сейчас специалист по подбору персонала.

Настроенный подпроцесс «Управление заявками»:

Настроенный подпроцесс «Поиск и найм»:

Настроенный подпроцесс «Адаптация сотрудника»:

Подведем итоги:


В настоящее время клиент работает в настроенной системе более 3-х месяцев и за это время удалось достичь следующих результатов:

1. В 2,5 раза повысилась скорость оформления заявки на вакансию и ее согласования с руководителем предприятия;
2. Сформированы правила внутренних коммуникаций и определены критерии передачи информации;
3. Выстроен 100% контроль над всеми этапами подбора персонала;
4. Вся информация фиксируется в системе, что исключает потерю данных;
5. В 1,5 раза увеличилась скорость подбора персонала от размещения заявки на вакансию до выхода нового специалиста на работу;
6. Улучшилось качество подбора персонала за счет последовательно выстроенной логики процесса.

С помощью данной статьи мы постарались расширить ваш кругозор по возможностям Битрикс24. На примере смарт-процессов показали, как можно настроить одну из сфер деятельности компании – работу службы по подбору персонала. А таких сфер в каждом бизнесе может быть очень много. И как показывает практика, при отсутствии должного уровня автоматизации процессов руководители часто сталкиваются с проблемами низкого качества и результативности работы персонала.


Так же обращаем ваше внимание на то, что не бывает стандартных бизнес-процессов. Даже, если вы возьмете что-то из просторов интернета, всё равно вам придется подстраивать их под специфику вашего бизнеса, т.к. у каждого она своя.

Построить логику процессов, продумать связи и автоматизировать их, как раз помогут интеграторы. Если вам нужна помощь в данном вопросе, обращайтесь. Будем рады помочь!