Статья: "1С:Сканер чеков: Упрощаем работу с авансовыми отчетами для бухгалтера"
2025-07-10 11:30
1С:Сканер чеков: Упрощаем работу с авансовыми отчетами для бухгалтера
Как бухгалтеру справиться с постоянным потоком кассовых чеков от сотрудников?
Ручной ввод данных из чеков в авансовые отчеты, путевые листы или документы учета расходов предпринимателя – одна из самых трудоемких и монотонных задач. Каждая командировка, покупка канцтоваров или заправка автомобиля без корпоративной карты означает для бухгалтерии новые чеки и новые затраты времени на их обработку. Сервис "1С:Сканер чеков" предлагает решение, направленное на автоматизацию этого процесса.
В чем заключается принцип работы сервиса?
Основная функция проста: с помощью бесплатного мобильного приложения "1С:Сканер чеков" сканируется QR-код на кассовом чеке. Данные из чека (дата, время, сумма, наименование товаров/услуг, ИНН продавца, данные кассового аппарата) автоматически передаются в программу 1С и становятся доступными для заполнения соответствующих документов – авансового отчета, путевого листа или раздела расходов предпринимателя.
Какие проблемы бухгалтерского учета помогает решить автоматизация?
Снижение количества ошибок: Ручной ввод неизбежно сопровождается опечатками в суммах, датах или реквизитах. Автоматическая передача данных исключает этот человеческий фактор, повышая точность учета.
Повышение уверенности в легальности документов: Каждый отсканированный чек автоматически проверяется через сервисы ФНС перед загрузкой в 1С. Это снижает риски принятия к учету недействительных или поддельных чеков.
Упрощение сбора и хранения первички: Сотрудникам достаточно отсканировать чек в мобильном приложении сразу после покупки. Это избавляет бухгалтерию от необходимости собирать, хранить и систематизировать стопки бумажных чеков, а также снижает риск их утери или повреждения.
Высвобождение времени: Значительное сокращение времени, затрачиваемого на рутинный ввод данных, позволяет бухгалтеру сосредоточиться на более сложных и аналитических задачах.
Как выглядит применение сервиса в реальной практике?
Рассмотрим типичную ситуацию. В компании “Эдвайс” со штатом водителей-экспедиторов бухгалтер ежедневно сталкивался с большим количеством чеков за ГСМ, питание и другие дорожные расходы. Компания обратилась со следующей задачей:
Ручной ввод данных из множества чеков в авансовые отчеты занимал много времени (до 30 минут на отчет) и был подвержен ошибкам, особенно при внесении реквизитов АЗС.
Мы предложили компании внедрить "1С:Сканер чеков". Водители получили задание сканировать QR-код каждого чека сразу после оплаты через мобильное приложение.
Теперь при оформлении авансового отчета в 1С бухгалтер видит все уже проверенные ФНС чеки конкретного водителя за нужный период. Добавление их в отчет выполняется в несколько кликов. Время на обработку одного отчета сократилось до 5-7 минут, ошибки ручного ввода исчезли, а уверенность в легальности документов возросла.
Какие программы 1С поддерживают сервис?
"1С:Сканер чеков" работает в широком спектре популярных решений: "1С:Бухгалтерия 8" (Базовая, ПРОФ, КОРП, для НКО), "1С:Садовод", "1С:Гаражи", "1С:Предприниматель", "1С:Упрощенка 8". Для работы необходима актуальная версия программы на официальной поддержке или использование 1С:Фреш.
Можно ли попробовать сервис бесплатно?
Да, для пользователей соответствующих версий 1С доступен промотариф. Он дает возможность обработать 200 кассовых чеков бесплатно в течение 3 месяцев. Этот тариф можно активировать повторно каждые 3 месяца. Это позволяет оценить удобство сервиса на практике без первоначальных вложений. Неиспользованные чеки по истечении срока действия промотарифа сгорают. Чтобы первый раз активировать промотариф, откройте:
в полном интерфейсе программы 1С меню Главное —1С:Сканер чеков
в простом интерфейсе программы 1С меню Настройки —1С:Сканер чеков
Следующий промотариф автоматически активируется по истечении трех месяцев при открытии любого авансового отчета в программе 1С.
Какие платные опции доступны при регулярном использовании?
Для постоянной работы с большими объемами чеков предлагаются годовые тарифы:
500 чеков: 1 500 руб./год
1 000 чеков: 2 500 руб./год
5 000 чеков: 11 500 руб./год
При выборе платного тарифа стоит учитывать, что неиспользованные чеки по истечении 12 месяцев также сгорают. При необходимости можно приобрести новый тариф, даже если срок действия текущего еще не истек, но лимит чеков исчерпан.
Как начать работу с приложением 1С:Сканер чеков?
Сначала необходимо установить само приложение на мобильное устройство – его можно найти в магазине приложений Google Play или App Store по названию "1С:Сканер чеков".
Также у вас должна быть активная конфигурация (то есть приложение 1С:Бухгалтерия или другое) в веб-сервисе 1C:Фреш или 1С:БизнесСтарт.
После установки приложения 1С:Сканер чеков на телефон необходимо открыть конфигурацию в сервисе 1С:Фреш. Если у вас конфигурация с простым интерфейсом, то необходимо перейти в раздел "Настройки", а далее на вкладку "1С:Сканер чеков".
Если у вас конфигурация с полным интерфейсом, то нужно перейти в "Главное" – "1С:Сканер чеков" в разделе "Мобильное приложение".
В обоих случаях будет предложен вход двумя способами: с помощью кода доступа или логина и пароля от сервиса 1С:Фреш.
Также здесь будет информация, как синхронизировать вашу 1С:Бухгалтерию с приложением. Если вы заходите через логин и пароль и у вас несколько баз, то понадобится выбрать нужную базу.
После прохождения авторизации достаточно нажать кнопку "+ Чек" и отсканировать QR-код чека камерой смартфона. Мобильное приложение покажет сумму и номер чека, а по кнопке "Отправить" информация попадает в базу 1С:Бухгалтерия сервиса 1С:Фреш.
Для обработки данных чека необходимо вернуться в рабочее приложение сервиса 1С:Фреш. В простом интерфейсе заходим в меню "Деньги" – "Авансовые отчёты", а в полном: "Покупки" - "Авансовые отчёты"
По кнопке "Создать" создаем авансовый отчёт.
Внутри будет информационный баннер, информирующий об отсканированных чеках и сумме. Если чеков несколько, то можно ознакомиться с ними заранее. В них будет вся необходимая информация, и вы сможете проверить содержимое чека. Перейдя в вкладку "Товары" и по кнопке "Загрузить" чеки заполнятся автоматически.
Выберите необходимые позиции и через кнопку "Загрузить" вы подгрузите данные в программу. В вкладку "Прочее" можно загрузить аналогичным способом.
В авансовом отчёте наименование товара будет указано на нижней строчке, как в чеке. При совпадении номенклатуры внутри базы с данными в чеке будет выполнено сопоставление и товар подставится в верхнюю строчку. Автоматически новая номенклатура не создается, поскольку у разных поставщиков один и тот же товар может называться по-разному.
Создать новую номенклатуру можно, выбрав пустующее верхнее поле позиции – после этого вы перейдете к форме.
Данный функционал аналогичен и для путевого листа, и для расходов предпринимателя.
Доступ к приложению для сотрудников
Если чеки находятся у сотрудников, то для загрузки можно предоставить им доступ через отдельный код. Это позволит им отсканировать чек и отправить его в 1С:Бухгалтерию.
Для этого необходимо перейти по ссылке "Коды доступа к 1С:Сканер чеков", выбрать сотрудника, и предоставить ему код – по нему сотрудник сможет войти в мобильное приложение, заранее его установив.
"1С:Сканер чеков" – это инструмент, призванный облегчить бухгалтеру работу с одним из самых рутинных участков – обработкой кассовых чеков для авансовых отчетов и подобных документов, повышая точность, снижая риски и экономя время.