Производство хлебобулочных и кондитерских изделий. Широкая сеть дистрибуции, работа с множеством контрагентов, сложная структура договорных отношений
Специфика отрасли
Высокий объем документов
Ежедневные договоры с поставщиками и покупателями
Сжатые сроки
Скоропортящаяся продукция требует быстрых решений
Сложные процессы
Многоуровневое согласование с участием нескольких отделов
Задача клиента
Цели проекта
Главная цель
Автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот и обеспечить контроль исполнения задач на базе решения 1С:Документооборот КОРП
Проблемы
Ситуация до внедрения
01
Сложный и медленный документооборот
Большой объем договоров, ежегодные продления/закрытия и участие нескольких подразделений затягивали процесс согласования документов
02
Отсутствие прозрачности и контроля процессов
Не было системы контроля исполнения задач и понимания, на каком этапе находится документ и кто отвечает за его обработку
03
Трудности с хранением и поиском документов
Поиск архивных документов занимал много времени из-за разрозненного хранения и отсутствия единой системы работы с документами
Решение
Что было реализовано
📄
Договорной документооборот
Автоматизирован жизненный цикл договоров: создание, согласование, продление, закрытие
✅
Контроль поручений
Реализован контроль исполнения распоряжений с методами контроля работы сотрудников, а также контроль исполнения служебных записок
🔁
Процессы согласования
Автоматизирован бизнес-процесс передачи документов на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение
🗂️
Шаблоны документов
Разработаны и внедрены типовые шаблоны для стандартизации оформления документов
🤝
Работа с контрагентами
Автоматизированы бизнес-процессы продаж, закупок и взаимодействия с внешними контрагентами
📧
Единое пространство
Создан и настроен единый почтовый клиент, организован электронный архив с расширенным поиском, автоматизирована система оповещений
Результаты
Что получил клиент
⚡
Ускорен документооборот и согласование
Автоматизация маршрутов согласования, шаблоны документов и ЭДО с контрагентами сократили сроки обработки и обмена документами с нескольких дней до нескольких часов
🛡️
Снижен человеческий фактор и повышена дисциплина
Стандартизация процессов, автоматический контроль и система уведомлений обеспечили своевременное выполнение задач и сократили количество ошибок
📊
Повышена прозрачность процессов
Единая система позволила в режиме реального времени отслеживать статусы документов, этапы согласования и загрузку сотрудников
Бизнес-эффект
Трансформация бизнеса
Сформирована единая цифровая среда управления документами, обеспечивающая контроль, прозрачность и управляемость бизнес-процессов
⬜
Контроль
Полная видимость статуса каждого документа и задачи на всех этапах жизненного цикла
🔀
Управляемость
Стандартизированные процессы с возможностью оперативной корректировки
📈
Измеримый эффект
Ускорение согласования, снижение ошибок, повышение дисциплины исполнения - результаты, которые видит бизнес
⚡
Готовность к росту
Масштабируемая архитектура позволяет наращивать функциональность без переделки базовых процессов