Компания специализируется на комплексном сопровождении рекламных проектов
Организует полный цикл работы с клиентами: от согласования размещений и расчета стоимости рекламных кампаний до подготовки документов, отчетности и сопровождения проектов. Работает с большим количеством рекламных площадок и рекламных форматов
Специфика отрасли
Большое количество согласований
Каждый проект требует согласования условий, объемов работ и стоимости с клиентом
Высокая роль расчетов и документооборота
На каждом этапе необходимо формировать коммерческие предложения, приложения и отчетные документы
Параллельное ведение множества проектов
Для эффективной работы требуется единая система управления всеми этапами взаимодействия с клиентом
Задача клиента
Цели проекта
Главная цель
Перевести ключевые процессы в Битрикс24 и сократить объем ручной работы при ведении рекламных проектов: автоматизировать согласование работ, расчеты, подготовку писем и клиентских документов
Проблемы
Ситуация до внедрения
01
Разрозненные инструменты работы
Расчеты, согласования и подготовка документов выполнялись в разных инструментах, что усложняло управление проектами
02
Большой объем ручных операций
Сотрудники многократно переносили одни и те же данные между таблицами, письмами и документами, что увеличивало трудозатраты и риск ошибок
03
Отсутствие единого процесса взаимодействия с клиентом
Не было системы, которая охватывала бы весь цикл работы – от первичного согласования до формирования итоговых документов
Решение
Что было реализовано
📋
Реализован смарт-процесс «Согласование»
Создана единая точка входа для всех проектов и первичного согласования работ с клиентами
🔗️
Настроена автоматическая работа со сделками
Каждая согласованная работа автоматически создается в виде отдельной сделки с передачей необходимых данных
⚙️️
Автоматизированы расчеты по проектам
Для сделок настроены воронки, дополнительные поля, автоматическое заполнение параметров и расчет стоимости работ
📧
Автоматизирована коммуникация с клиентами
Настроена отправка шаблонных писем с перечнем работ, построчными расчетами и итоговыми суммами по проекту
📄️
Создан смарт-процесс «Приложение для клиента»
Реализован механизм объединения нескольких работ в единый документ с автоматическим заполнением данных и расчетом итоговой стоимости
🔄️️
Настроена синхронизация и генерация документов
Реализована двусторонняя синхронизация данных между сделками и приложениями, а также автоматическое формирование клиентского документа с детальным отчетом по всем работам
Результаты
Что получил клиент
🚫
Отказ от Excel и ручных расчетов
Все основные процессы подготовки расчетов и документов переведены в Битрикс24
⚡️
Ускорение согласования и подготовки документов
Автоматизация процессов сократила время обработки проектов и подготовки клиентской документации.
🎯
Повышение точности данных
Снизилось количество ошибок благодаря автоматическому заполнению информации и расчетам в системе
📈️
Прозрачность и управляемость процессов
Все этапы работы с клиентом объединены в единую цифровую среду
Бизнес-эффект
Трансформация бизнеса
В Битрикс24 выстроен единый процесс управления рекламными проектами – от первичного согласования до формирования итоговых документов для клиента
📑️
Исключено дублирование данных
Информация автоматически передается между связанными объектами системы без повторного ввода
📊
Повышена управляемость проектов
Сотрудники и руководители видят актуальный статус работ на каждом этапе
🚀
Подготовлена основа для масштабирования
Единые процессы позволяют увеличивать количество проектов без пропорционального роста трудозатрат
🤝
Улучшено качество клиентского сервиса
Клиенты быстрее получают расчеты, согласования и комплект документов по своим проектам