«Как автоматизировать HR-процессы компании с помощью Битрикс24?»
#ОцифровкаБизнеса
Автор: Панькина Олеся
Ускоренное развитие HR-автоматизации открыло перед кадровыми службами новые возможности: оптимизацию рабочих процессов, отказ от рутинных операций и переключение внимания на стратегические задачи — развитие персонала и повышение вовлеченности сотрудников. Как ваша команда может использовать автоматизацию HR для роста эффективности?
Функции HR — ключевой элемент успеха любой компании. От подбора и адаптации сотрудников до управления внутренними процессами, отпусками и корпоративной культурой — без слаженной работы HR бизнес не сможет функционировать стабильно. Но до сих пор многие отделы тратят львиную долю времени на рутинный документооборот и администрирование. Раньше это было неизбежно, но сегодня автоматизация HR меняет правила игры. В ближайшие годы все повторяющиеся процессы будут переведены в цифровой формат — и тем, кто внедрит технологии первыми, достанется конкурентное преимущество.
В корпоративном портале Битрикс24 собран огромный функционал для ведения любых бизнес процессов компании. Ранее мы уже делились с вами инструментами по оптимизации процессов подбора персонала в Битрикс24 (ссылка на статью на сайте). В данной статье я расскажу вам о том, как мы улучшили бизнес-процесс по подбору персонала и о других полезных инструментах для HR.
Сам процесс автоматизации можно разделить на 5 этапов:
1.Анализ и аудит рекрутинга – формулируем задачи, выявляем все проблемы, продумываем автоматизацию, прогнозируем перспективы развития системы;
2.Составляем ТЗ и согласовываем с заказчиком;
3.Выбираем инструменты, которые будем использовать в Битрикс24;
4.Настраиваем портал под бизнес-логику Заказчика, используя автоматизацию;
5.Обучаем сотрудников работе с Битрикс24.
Какие инструменты мы чаще всего рекомендуем использовать и внедряем нашим клиентам в Битрикс24?
·Собственный мессенджер, с помощью которого отпадает необходимость ходить по большому количеству чатов, чтобы найти нужную информацию;
·Каналы для сотрудников - каждый сотрудник может вести свой канал, собирать подписчиков среди коллег, делиться профессиональным опытом или собрать тематическую группу единомышленников;
·Видео звонки как с сотрудниками компании, так и с внешними клиентами. В нашем случае - с кандидатами. Быстрота и простота создания конференции точно поможет вам в любом отделе бизнеса, а функциональность (Copilot – о нём ещё поговорим далее, постановка задач, отдельное место для файлов) точно увеличит быстроту как поиска информации, так и остальных действий, например, постановки задач и планирования новых встреч;
·Главная страница - наш вайб, с помощью которой отразить ключевые задачи вашего бизнеса, передать уникальное настроение компании и сделать это первым, что увидят сотрудники при входе Битрикс24. Вы сможете подчеркнуть профессионализм команды и отразить ценности вашего бизнеса, передать особую атмосферу компании через яркий шаблон;
·Информация о каждом сотруднике компании в виде специальной карточки, с помощью которой можно найти номер телефона специалиста или что-то ещё в зависимости от требования. В карточке так же указываются интересы сотрудника и можно описать небольшой рассказ о себе, чтобы познакомиться друг с другом поближе и опять же – найти единомышленников и начать общаться;
·Отдельно внимание хочу обратить на базу знаний. Она уже включена в тариф Битрикс24. С ее помощью можно в едином месте аккумулировать важную для компании информацию: создать разделы, где будут размещены инструкции, часто задаваемые вопросы (FAQ), руководства по продуктам и внутренним процессам. Новые сотрудники могут использовать эти материалы для самостоятельного обучения. В базе знаний можно хранить информацию, касающуюся внутренних политик компании, стандартов работы, контактов, графиков и т. д. Это позволяет сотрудникам быстро находить нужные данные без обращения к коллегам.
Сотрудники могут использовать базу знаний как справочник для решения типовых задач или проблем. Например, как настроить CRM, как заполнить отчет, как использовать интеграции и т. д.
·Также Битрикс24 может вам помочь в организации внутренних мероприятий, начиная от оформления заявки и согласования, до подготовки и проведения мероприятия. События по мероприятиям могут автоматически планироваться в календарь компании. Можно настроить оповещения каждому участнику и отметку о возможности участия.
Рабочее место HR-специалиста
Перейдем теперь к самому интересному - к рабочему месту специалиста HR. После более глубоко погружения в данную сферу мы усовершенствовали рабочее место специалиста и сам процесс.
Но важно понимать, что большинство компаний, даже из одной сферы деятельности, имеют свои отличные друг от друга процессы, в том числе и по HR. И сейчас я покажу пример автоматизации на основе процесса нашей компании. Если у вас другой процесс - это очень хорошо, каждый «свой» процесс интересный и тоже может быть реализован в Битрикс24.
Наш первоначальный смарт процесс «Управление заявками HR» получил новую стадию и наполнился новыми полями для более точной разработки стратегии подбора персонала.
На карточке указывается руководитель, который инициирует заявку, автоматически подставляется HR специалист, как ответственный, и карточка отправляется в свой путь по бизнес-логике. Согласование приходит у нас к генеральному директору (но может приходить тому, кто согласует у вас по структуре компании) и здесь две ветки:
- генеральный директор согласовал вакансию и карточка перешла на «Разработку стратегии»;
- генеральный директор не согласовал, указал причину и карточка ушла в провал.
На разработке стратегии конечно же подключается HR-специалист. Все данные у него есть и он приступает к непосредственно своей работе: продумывает и указывает, где будет размещаться вакансия, разрабатывает шаблон для публикации вакансии и так далее.
После выше описанных действий карточка переходит на стадию «В работе», где начинается поиск и подбор кандидатов. Тут уже переходим в следующий смарт процесс «Поиск и найм HR».
Так как карточка вакансии и карточки кандидатов на данную вакансию связаны, вручную можно создавать карточки кандидатов из двух мест:
1.Из карточки вакансии на вкладке «Поиск и найм HR»: мы видим всех кандидатов на вакансию и на какой стадии бизнес процесса они находятся. Данное представление конечно же настраивается и мы выведем ту информацию, которая вам нужна для удобства.
2. Из смарт-процесса «Поиск и найм HR» по кнопке «Создать» с привязкой к основной карточке (либо в поле, либо в разделе).
Данный смарт процесс насыщен автоматизацией и это оправданно. Здесь есть где разгуляться: автоматическая планировка дел и задач, отправка уведомлений и сообщений о собеседовании как кандидату, так и собеседователю, автоматический переход стадий и т.д.
И важно отметить, если с какой-то стадии кандидат уходит в «Провал», не подходит нам по каким-либо причинам, то мы указываем причину и контакт кандидата, и вся история не потеряется и в будущем мы сможем пригласить его снова к нам на собеседование.
Какие стадии мы используем в воронке по найму персонала?
·Поиск кандидата
·Первичное собеседование
·Выполнение тестового задания
·Собеседование с руководителем
·Принятие решения
·Джоб оффер
·Ожидание решения от кандидата
После удачного прохождения нашего бизнес-процесса, карточка соискателя переходит в смарт процесс «Процесс адаптации», а сотрудника приглашают в портал Битрикс24 и далее работа проходит там.
Здесь уже у всех компаний логика своя. Я покажу пример на основе нашей компании:
1.Все начинается с «Оформления документов», где бухгалтер подгружает все нужные скан.копии документов, отмечает какие документы были предоставлены, отмечаются все лица, которые будут сопровождать нового сотрудника
Так же для сотрудника HR запускается бизнес-процесс на опрос всех лиц в зависимости от нужного периода времени о качестве прохождения адаптации в компании.
2.На стадии «Адаптация» ставятся задачи сотруднику на выполнение плана адаптации в зависимости от должности
3.При успешном прохождении адаптации карточка с новым сотрудником переводится на этап «Выхода из адаптации».
Выводы:
Я рассмотрела основные возможности Битрикс24 для автоматизации HR-процессов. Их на самом деле намного больше. В целом же автоматизация HR-процессов как правило приносит бизнесу множество преимуществ, включая:
1. Оптимизацию рабочих процессов
Автоматизация позволяет устранить рутинные задачи, такие как прием на работу, увольнение, заполнение форм, утверждение отпусков и другие. Это экономит время HR-отдела и повышает общую эффективность.
2. Централизацию информации о сотрудниках
Все данные о сотрудниках хранятся в одном месте — в карточке сотрудника. Это упрощает доступ к информации, ее обновление и анализ.
3. Интеграцию с другими модулями
HR-модуль легко интегрируется с CRM, задачами, проектами и другими инструментами Битрикс24. Это позволяет учитывать данные сотрудников при планировании проектов, распределении задач и оценке эффективности.
4. Улучшение коммуникаций
Сотрудники могут получать уведомления о важных событиях, изменениях графика, новых задачах и т. д. через внутренние уведомления, чаты и почту.
5. Соблюдению внутренних политик и регламентов
Автоматизация помогает обеспечить соблюдение стандартов компании, таких как сроки утверждения документов, процедуры приема и увольнения.
Таким образом, автоматизация HR-процессов в Битрикс24 помогает компании повысить продуктивность, сократить время на административные задачи и улучшить взаимодействие между сотрудниками и HR-отделом.