Клиент
ГБУ ДО «ТОЦЮТ»
Отрасль
Дополнительное образование
Решение
Битрикс24
Ключевые результаты
100%
прозрачность обработки заявок на обучение
в 2,8
раза ускорена обработка информации и документооборот
О клиенте
ГБУ ДО «ТОЦЮТ»
ГБУ ДО «Тверской областной Центр юных техников», структурное подразделение «Детский технопарк «Кванториум»
Государственное бюджетное учреждение дополнительного образования инженерно-технической направленности. Детский технопарк «Кванториум» реализует дополнительные общеразвивающие программы для школьников по таким направлениям, как робототехника, IT, аэротехнологии, промышленный дизайн и другим
Специфика отрасли
Большой поток заявок и обучающихся
Требуется оперативно обрабатывать обращения, вести учет учеников и контролировать движение по программам обучения
Большой объем данных и документов
Необходимо хранить информацию об учениках, группах, направлениях подготовки и сопроводительных документах
Координация работы сотрудников
Для организации образовательного процесса требуется постоянное взаимодействие администраторов, кураторов и педагогов
Задача клиента
Цели проекта
Главная цель
Осуществить автоматизацию процессов управления образовательной деятельности на базе коробочной версии Битрикс24
Проблемы
Ситуация до внедрения
01
Ручной учет учеников и заявок
База обучающихся велась в Excel, что замедляло поиск, обновление и анализ информации
02
Разрозненные каналы коммуникации
Телефония, почта, заявки с сайта и sms существовали отдельно друг от друга, без единой системы обработки обращений
03
Отсутствие единой воронки обучения
У педагогов и кураторов не было инструмента для поэтапного отслеживания процесса обучения групп и планирования следующих модулей
Решение
Что было реализовано
👥
Автоматизация работы сотрудников
Автоматизирована работа администраторов, кураторов и педагогов в единой системе
📞️
Интеграция каналов коммуникации
Настроена интеграция с IP-телефонией, электронной почтой, сайтом организации и сервисом SMS-рассылок
🎓️
Управление образовательным процессом
Настроена воронка, позволяющая отслеживать обучение учеников, вести информацию по группам и направлениям подготовки, прикреплять документы и планировать дальнейшие этапы обучения
📂️
Перенос данных обучающихся
Выполнена загрузка базы учеников из Excel в Битрикс24
🤝
Организация внутреннего взаимодействия
Для административного персонала реализованы инструменты проведения планерок и совместной работы
📚️
Единое информационное пространство
Создана централизованная система для учета заявок, хранения информации и сопровождения образовательного процесса
Результаты
Что получил клиент
⚡
Ускорена обработка данных
Скорость внесения и обработки информации об обучающихся и документооборота увеличилась в 2,8 раза
🔍️
Повышена прозрачность процессов
Процесс обработки заявок на обучение стал полностью контролируемым и прозрачным
📈
Повышена эффективность работы сотрудников
Автоматизация рутинных операций позволила увеличить производительность административного персонала
Бизнес-эффект
Трансформация бизнеса
Создана единая цифровая среда управления образовательной деятельностью, обеспечивающая прозрачность процессов и эффективное взаимодействие сотрудников
📦️
Централизованное хранение данных
Вся информация об обучающихся, группах и программах обучения собрана в одной системе
🔄
Слаженная работа сотрудников
Администраторы, кураторы и педагоги работают в едином информационном пространстве
📊
Контроль образовательного процесса
Руководство получило инструменты для отслеживания заявок и сопровождения обучающихся на всех этапах
🚀
Основа для развития
Система позволяет масштабировать образовательные программы и увеличивать количество обучающихся без усложнения процессов
